Die digitale Personalakte bietet diverse Vorteile gegenüber der analogen Organisation des Personalwesens, da Daten und Dokumente transparenter, übersichtlicher und platzsparender hinterlegt werden. Neben dem Aspekt der effizienteren Dokumentenablage ist auch der räumliche Platzgewinn enorm.
Die Vorteile der elektronischen Personalakte im Überblick:
- Effiziente und optimierte Verwaltung aller Personalakten
- Je Mitarbeiter eine Akte
- Zeitgewinn und Kostensenkung durch schlankere Prozesse
- Sichere Ablage vertrauenswürdiger Unterlagen
- Schneller Zugriff auf Personaldokumente durch Suchfunktion
- Einhaltung von Datenschutzanforderungen durch Berechtigungskonzept
- Wegfall des pflegeintensiven Papierarchivs
In einer Personalakte werden sämtliche Personaldokumente abgelegt, die in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber stehen. Dazu zählen sowohl persönliche als auch dienstliche Informationen, Vorgänge und Dokumente über den Mitarbeiter, die notwendig sind, um eine lückenlose Aufzeichnung seiner Aktivitäten im Unternehmen zu ermöglichen.
Welche Unterlagen befinden sich in solch einer Personalakte?
Da es bisweilen keine gesetzliche Regelung für den korrekten Aufbau einer Personalakte gibt, kann ein Unternehmen selbst intern entscheiden, welche Angaben eines Mitarbeiters gespeichert werden. Grundsätzlich sollten Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Dazu gehören unter anderem:
- Allgemeine Informationen zur Person
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
- Arbeitszeugnisse und Fort- und Weiterbildungsbescheinigungen
- Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen
- Sozialversicherungsausweis und Lohnsteuerunterlagen
- Krankheitsbescheinigungen und Arbeitsunfallberichte
- Kündigungsschreiben, Austrittszeugnis
- Kopien amtlicher Urkunden, wie Führerschein oder Schwerbehindertenausweis
Ein Unternehmen hat folgende Pflichten bei der Führung einer digitalen Personalakte:
- Sichere Aufbewahrung der Akte
- Restriktive Zugriffsberechtigung auf die Akten
- Keine Weitergabe an dritte Personen
- Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen
- Sicherstellung der Datenschutzbedingungen in der eingesetzten Software
- Einhaltung von Löschfristen
Mit der Digitalisierung und dem Trend zum möglichst papierlosen Büro ist auch die Entwicklung von der analogen zur elektronischen Personalakte beinahe unumgänglich. Denn hier bieten sich, nach erfolgreicher Implementierung der digitalisierten Dokumente, viele Vorteile für beschleunigte Arbeitsprozesse in der Personalabteilung. Dauerhaft lässt sich Ihr Tagesgeschäft effizienter gestalten und Sie profitieren von einer großen Zeit- und Kosteneinsparung und tun nebenbei etwas für Ihre Umwelt.
pro Mitarbeiter monatlich 3,00 Euro
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